Política de privacidad — Estandar SG-SST
Aplica a la aplicación móvil Estandar SG-SST (com.estandarsst.app), a la aplicación web y al panel de cuenta en estandar.co.
Vigente desde el 12 de octubre de 2026 · Versión 1.0
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (protección de datos personales en Colombia).
1. Quién trata los datos
Estandar SG-SST es un software de Seguridad y Salud en el Trabajo para empresas colombianas, operado desde Colombia.
- Correo de privacidad y soporte: [email protected]
- WhatsApp: +57 314 827 6607
- Sitio: https://estandar.co
2. Dos roles distintos
- Datos de las personas que usan la aplicación (dueños de la cuenta, administradores, auditores, responsables del SG-SST y consultores invitados): sobre estos, Estandar actúa como responsable del tratamiento.
- Datos de los trabajadores y contratistas de cada empresa: los carga y administra la empresa cliente, que es su responsable. Estandar actúa como encargado del tratamiento: los guarda y procesa por cuenta de la empresa y según sus instrucciones, solo para operar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Las solicitudes de un trabajador sobre sus datos se dirigen a su empleador; Estandar lo apoya técnicamente.
3. Qué datos tratamos
3.1 Cuenta de usuario
Nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono y extensión (opcionales), cargo, área, rol dentro del sistema, empresas a las que pertenece, fecha del último acceso y confirmación del correo.
No usamos contraseñas: el ingreso se hace con el correo y un código de un solo uso que se envía por correo electrónico. Las sesiones y los códigos se guardan cifrados (como resumen criptográfico), no en claro.
3.2 Empresa
Razón social, NIT, dirección, ciudad, teléfono, correo, sitio web, logo, actividad económica, clase de riesgo, ARL, y nombre, documento y correo del representante legal y del responsable del SG-SST (incluida su licencia).
3.3 Trabajadores y contratistas (cargados por la empresa)
Nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono, fecha de nacimiento, género, dirección, contacto de emergencia, fechas de ingreso y retiro, área, cargo, sede, turno y tipo de vinculación.
3.4 Datos sensibles (salud)
Para cumplir sus obligaciones del SG-SST, la empresa puede registrar accidentes e incidentes de trabajo (ATEL): lesión, parte del cuerpo afectada, días y tipo de incapacidad, testigos, causas y reportes ante la ARL/EPS. Estos son datos sensibles: los trata la empresa como responsable, con base en sus obligaciones legales, y en Estandar solo los ven los usuarios autorizados de esa empresa.
3.5 Evidencias, firmas y documentos
Fotografías tomadas con la cámara o elegidas de la galería solo cuando el usuario decide adjuntar una evidencia (por ejemplo, la entrega de EPP o una inspección). La imagen se comprime en el teléfono y se guarda como parte del registro. También se guardan firmas de documentos y de recibido de EPP, asistencia y resultados de capacitaciones, e información del COPASST.
3.6 Notificaciones
Para enviar avisos al teléfono, la aplicación obtiene de Firebase Cloud Messaging un identificador de notificaciones (token), que registramos asociado al usuario mientras tiene la sesión abierta y eliminamos al cerrar sesión.
3.7 Registros técnicos y de auditoría
Registro de las acciones relevantes dentro de la cuenta (auditoría y trazabilidad del SG-SST). Los servidores registran temporalmente la dirección IP y el tipo de cliente para seguridad y control de abuso; la IP no se guarda en la base de datos.
3.8 Pagos
La suscripción se paga en la web a través de ePayco. Estandar no recibe ni guarda datos de tarjetas: solo guarda la referencia de la orden, el valor, el estado y el período pagado. La aplicación móvil no realiza ventas.
4. Qué NO recogemos
- No recogemos la ubicación del dispositivo (GPS). Los "lugares" son textos que escribe el usuario.
- No accedemos a contactos, micrófono, SMS ni llamadas.
- No usamos publicidad, analítica de terceros, rastreo entre aplicaciones ni reporte automático de fallos.
- No vendemos ni cedemos datos personales a terceros para sus propios fines.
5. Para qué usamos los datos
Prestar el servicio contratado: operar el SG-SST de la empresa (planear, hacer, verificar y actuar), calcular indicadores y reportes, autenticar a los usuarios, enviar avisos sobre la cuenta y el plan, dar soporte y cumplir obligaciones legales.
6. Permisos del dispositivo
| Permiso | Para qué |
|---|---|
| Internet / estado de la red | Comunicarse con el servidor de Estandar. |
| Notificaciones | Avisos sobre el estado de la cuenta y del plan. Puede negarlo o retirarlo en los ajustes del teléfono; la app sigue funcionando. |
| Cámara / galería (a través del selector del sistema) | Solo cuando el usuario adjunta una foto como evidencia. |
7. Con quién se comparten
| Destinatario | Qué recibe | Por qué |
|---|---|---|
| LoginFlow | Correo del usuario | Enviar el código de acceso y gestionar la identidad. |
| Google Firebase Cloud Messaging | Identificador de notificaciones y el texto del aviso | Entregar las notificaciones al teléfono. |
| ePayco (en la web) | Referencia de la empresa y valor del pago | Procesar el pago de la suscripción. |
| Proveedores de alojamiento | Los datos del servicio | Infraestructura donde funciona Estandar, con acceso restringido. |
| Canal de WhatsApp de Estandar | Nombre, correo y teléfono, si usted pide una cuenta de demostración por ese medio | Crear la cuenta de demostración. |
También podemos entregar información cuando una autoridad competente lo exija por ley.
8. Cuánto tiempo se conservan
- Los registros del SG-SST (trabajadores, ATEL, capacitaciones, EPP, documentos y evidencias) se conservan por el tiempo que exige la normativa: el Decreto 1072 de 2015 obliga a conservar la documentación del SG-SST por al menos veinte (20) años desde el retiro del trabajador. Por eso, aunque una cuenta deje de pagar o se cierre, esos registros no se borran mientras la ley exija conservarlos.
- Los datos de la cuenta de usuario se desactivan cuando la empresa da de baja a la persona o cuando la persona pide eliminar su cuenta (sección 9).
- El identificador de notificaciones se elimina al cerrar sesión o cuando deja de ser válido.
9. Eliminar su cuenta y sus datos
Puede pedir la eliminación de su cuenta en cualquier momento:
- Desde la aplicación: Mi Perfil → Eliminar mi cuenta, que lo trae a esta sección.
- Escribiendo a [email protected] desde el correo con el que ingresa, con el asunto "Eliminar mi cuenta" e indicando la empresa.
Qué pasa después:
- Respondemos en un máximo de 15 días hábiles (Ley 1581 de 2012).
- Eliminamos su acceso, sus datos de usuario (nombre, correo, teléfono, cargo) y sus identificadores de notificaciones.
- Si usted es el dueño de la empresa y pide cerrar la empresa, se elimina el acceso de todos sus usuarios. Los registros del SG-SST que la ley obliga a conservar (sección 8) se mantienen bloqueados durante el plazo legal y luego se eliminan; si la ley no exige conservarlos, se eliminan con la cuenta.
- Si usted es un trabajador registrado por su empleador y no usa la aplicación, su solicitud se dirige a su empleador, que es el responsable de esos datos.
10. Sus derechos
Como titular, usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado del uso que se les da, revocar la autorización y pedir la supresión cuando no exista un deber legal de conservarlos, y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Las consultas se responden en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en 15 días hábiles, escribiendo a [email protected].
11. Seguridad
Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS/TLS). El acceso a los datos se limita por empresa y por rol, los códigos y sesiones se guardan como resúmenes criptográficos y los datos sensibles solo los ven los usuarios autorizados de cada empresa.
12. Menores de edad
Estandar es una herramienta profesional para empresas y no está dirigida a menores de edad.
13. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de vigencia.